Die Kreisverwaltung Stormarn gliedert sich in fünf Fachbereiche und drei Stabsbereiche. Dabei sorgt der Fachdienst Informationstechnik als zentraler interner Dienstleister für den Betrieb aller Datenverarbeitungs- und Kommunikationseinrichtungen. Eine Aufgabe der IT ist es, zentrale Dienste wie Active Directory, Lotus Notes und Fileservices zu administrieren und dafür zu sorgen, dass die insgesamt 620 Benutzer sicher auf hoch verfügbare Arbeitsplätze zugreifen können.

Lotus Notes einbinden

Dabei mussten die IT-Mitarbeiter bislang viel Zeit dafür aufwenden, Nutzerkonten anzulegen und zu pflegen. Das galt nach Angaben von Hans-Jürgen Kaack vom Fachbereich IT vor allem für Lotus Notes. “Damit regeln wir beispielsweise, welchen Benutzername und Passwort ein Nutzer bekommt, welchen Platz er in der Organisationsstruktur einnimmt oder seine Mailadresse.” Durch Zufall stießen die Norddeutschen auf UMRA (User Management Resource Administrator) von Tools4ever. Kaack und seine Kollegen haben zunächst nicht geglaubt, dass sich ein Tool für das Nutzermanagement tatsächlich so einfach einführen lässt. “Wir haben UMRA dann jedoch anhand einer Testlizenz ausprobiert und der Umstieg verlief tatsächlich so problemlos wie versprochen.” Die in der Folge gestartete Umsetzung ging innerhalb einer Woche über die Bühne, wie Herr Kaack feststellt. “Ich habe selten erlebt, dass ein IT-Projekt so schnell geht. Zudem ist dabei nichts kaputt gegangen, das ist absolut ungewöhnlich.“

Migration der Berechtigungen von NSS auf NTFS

Unabhängig vom Nutzermanagement plante die Stormarner IT schon länger, die mit Novell und Microsoft-Systemen sehr heterogene Serverlandschaft zu bereinigen. Diese Umstellung wäre nach Kaacks Angaben manuell extrem aufwendig gewesen. “Wir bilden das Organigramm der Kreisverwaltung auch in der Berechtigungsstruktur bei Novell ab. Über Microsoft lassen sich jedoch nur flache Hierarchien abbilden.” Im Zuge der UMRA-Einführung boten die Tools4ever-Berater dann jedoch an, die nötige Migration der Berechtigungen auf die Windows-Server mit Hilfe von UMRA zu vereinfachen. Kaacks Abteilung konnte diesen Prozess dadurch automatisieren. “Es war sogar möglich, Strukturen und Verzeichnisberechtigungen beizubehalten.” Fehler wurden protokolliert und die manuellen Nacharbeiten damit auf ein Minimum beschränkt. Von alledem bekamen die Nutzer nichts mit – außer einer Beschleunigung der Systemprozesse. UMRA hat jedoch nicht nur zu Zeitersparnis bei der Umstellung geführt, heute lassen sich auch die Rechte von Mitarbeitern bei Nachfragen deutlich leichter ablesen. In Windows sind diese laut Kaack nur durch komplexes Skripting erkennbar: “Nun kann ich mit UMRA die Berechtigungen den Fachbereichen ganz einfach auf dem Bildschirm zeigen.”
Arbeit deutlich beschleunigt

Nutzeranlage in 10 Minuten

Hauptziel der Kreisverwaltung war es, mithilfe eines automatisierten Nutzermanagements die Prozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Das betrifft nach Kaacks Angaben vor allem die Nutzeranlage. “Was vorher eine Stunde gedauert hat, dauert dank UMRA nur noch 10 Minuten.” Eingebunden sind zum Beispiel Active Directory, Lotus Notes oder die Fileserver. Dabei spart die IT-Abteilung Zeit, etwa wenn es um das interne Telefonbuch der Kreisverwaltung geht: “Ändert eine Telefonistin eine Nummer, synchronisiert UMRA diese automatisch mit Lotus Notes, sodass die neue Nummer übergreifend verfügbar ist”, so Kaack. Wichtig war es den Stormarnern zudem, einheitliche Berechtigungsstrukturen aufzubauen. Weil vorher jeder Administrator seine eigene Vorgehensweise hatte, kam es zu großen Unterschieden in der Anlage jedes einzelnen Nutzers. Mit Hilfe von UMRA läuft heute jeder Eintrag nach demselben Schema ab. “Eine solch einheitliche Administration ist nur mithilfe automatischer Prozesse möglich”, zeigt sich Herr Kaack überzeugt.